Használja a költséghatékony szoftvereket a személyes költségkeret beállításához és kezeléséhez. Ez a szoftver gyorsabbá és pontosabbá teszi a költségkereteket, mivel jövedelem- és költségügyletek szerepelnek minden egyes pénzügyi számláján, akkor a szoftver idővel elmondja, mennyit költöttek el minden egyes kiadási kategóriában. Figyelmeztetéseket kapsz, ha közel vagy a költségvetésedhez.
01 Rugalmas költségvetési kategóriák
A szoftverben kategóriákat rendelhet a hónap folyamán végrehajtott tranzakciókhoz, és fontos, hogy a megfelelő költségkereteket úgy határozza meg, hogy a költségkeret pontos legyen. Lehetővé kell tenni, hogy a tranzakciókat alkategóriákra osztja, ha részletesebb jelentéseket szeretne.
02 Jövedelem és ráfordítás változik havonta
Mindenkinek van némi ingadozó költsége, mint például a télen magasabb fűtési számlák, és a hónapról hónapra változó jövedelem.
Ha változó jövedelemmel kell dolgoznia, akkor a költségvetési szoftver nem kényszeríti Önt arra, hogy ugyanazt a havi összeget bevételként adja meg. A gyakran változó költségek miatt az átlagos költségkeret összegét egy év alatt elosztva elosztja az összes várható kifizetést 12 évre egy év alatt. Csak akkor szabad félretenni az el nem költött pénzeszközöket azokban a hónapokban, amikor a kiadások könnyebbek, magasabbak.
Egy másik jó lehetőség a bevételek vagy kiadások kezelésére, amelyek hónapról hónapra változnak, a borítékköltségvetési szoftver használata.
03 Próbálja ki a borítékot a költségvetésbe
A borítékméretezés nagyszerű módja az ingadozó költségeknek. Az ezen elv alapján működő szoftver a kiadási kategóriákra fel nem használt pénzeket mozgat a következő hónapra. A borítékköltségvetési szoftver automatikusan elosztja a fizetéskategóriákat a költségvetési kategóriák között, hogy tükrözze a pénzének elköltését.
04 Költségvetési jelentések
A választott költségvetési szoftvernek egyszerű jelentésekkel kell szolgálnia, amelyek azt mutatják, hogy mennyire követi havi, negyedéves és éves költségvetését. Ha nagyon közelről szeretné figyelni a kiadásait, győződjön meg róla, hogy a szoftver heti jelentéseket vagy valós idejű műszerfalat kínál, ahol pillanatnyi jelentést kaphat a legfontosabb költségvetési kategóriákról. Az alapjelentések a költségkeretezett összeget, a tényleges kiadást és a kettő közötti különbséget mutatják, és képesnek kell lennie arra, hogy megváltoztassa a jelentés időtartamát. A szoftver valószínűleg más, részletesebb jelentéseket is tartalmaz. Ha költségvetési jelentéseket szeretne nyomtatni, keresse meg ezt a lehetőséget. Néhány online szoftver csak a képernyőn megjelenő jelentéseket tartalmazza.
05 Pénzügyi információ biztonsága
Az adatok titkosítása kötelező, ha fiókszámokat vagy más azonosító adatokat ad meg a költségvetési szoftverbe, vagy ha tranzakciókat tölt le, ahelyett, hogy kézzel beírná azokat. Olvassa el az online költségvetési szoftver adatvédelmi vagy biztonsági nyilatkozatát.
- A biztonság nem jelent problémát, ha olyan fiókokat állít be, amelyek generikus neveket használnak, mint a Checking vagy a Master Card, valamint fiókszámok vagy személyes adatok nélkül. Még akkor is, ha az adataid feltörtek, nem lehetett ellopni személyazonosságát vagy fiókszámát.
- Jelszavak: Ha az asztali költségvetés-szoftver nem igényel jelszót a hozzáféréshez, állítsa be számítógépét jelszóval, amikor elindul. Az online költségvetési szoftver mindig jelszót igényel (ne használjon online pénzügyi szoftvert jelszó nélkül!).
06 Az adatok tárolása
A legtöbb költségvetési szoftver lehetővé teszi az adatok exportálását egy olyan CSV-fájlba, amelyet könnyen leolvasható a táblázatkezelő szoftver, például az Excel. Ez a szolgáltatás különösen fontos, ha olyan szoftvereket használ, amelyek lehetővé teszik különböző pénzügyi számlákon történő tranzakciók nyomon követését. Ha a jövőben úgy dönt, hogy egy másik költségkeret-vagy személyi finanszírozási szoftvert használ, vagy meg szeretné tudni elemezni a kiadásokat egy táblázatban, az adatok CSV-ben, QIF-ben vagy más formátumban történő tárolása időt takaríthat meg.
07 A beállításnak egyszerűnek kell lennie
Ez meglepő lehet, de a szoftverek költséghatékony létrehozásának különösen egyszerű módja nem olyan fontos, mint a fent említett egyéb jellemzők. Ennek az az oka, hogy a költségvetés létrejötte után nem fog működni vele, csak akkor, ha itt és ott költségkereteket vagy kiadási kategóriát változtat.
Természetesen nem akarja, hogy a költségvetésbe rendező szoftvereket ne lehessen felállítani, és a feladat valóban nem lehet szórvány. A legegyszerűbb módja annak, hogy mennyire egyszerű a költségvetési szoftver használata, ha ingyenes próbafájl letöltésére van szükség, amelyet általában kínálnak.
Ha a költségkeret-forgatókönyvekkel szeretné kísérletezni, győződjön meg róla, hogy támogatott-e esetleges forgatókönyvek vagy egy meglévő költségkeret mentése egy másolat szerkesztése közben. Ha egynél több költségkeretet szeretne, például egy személyi költségkeretet és egy kisvállalkozás költségvetését, a szoftvernek többféle költségkeretet kell támogatnia.
08 Költségvetési szoftver opciók
Összehasonlítottam a jó költségvetési szoftver opciókat, amelyek könnyen használhatóak és elegendő tulajdonsággal rendelkeznek ahhoz, hogy a kiadásokat most és a jövőben is megőrizhessük. Az én 10 költségvetés-készítő szoftverem és az online alkalmazások Mac és Windows számítógépek, valamint az online költségvetés-készítő alkalmazások számára kínálnak lehetőséget.