A legmegbízhatóbb módja annak, hogy adóbevallásokat küldhessünk könyvelőjéhez

by William Perez

Ne ellenőrizze az Urge-t az e-mail használatához

Az Internet korában egyre gyakoribbá válik az adó időben, hogy az emberek olyan szakemberek és könyvelők segítségét vonják be, akik kényelmetlen távolságban lehetnek. Kísértés lehet, ha egyszerűen elküldi a szükséges információkat, de ez nem a legjobb ötlet.

Biztosítani szeretné, hogy adózási dokumentumait a lehető legbiztonságosabb és legmegbízhatóbb módon a könyvelésbe vevő könyvelőjéhez, beiratkozott ügynökéhez vagy más adózási szakemberhez szállítsa. Az adózási dokumentumok olyan nagyon érzékeny információkat tartalmaznak, mint az Ön nevét, címét, társadalombiztosítási számát az Ön és hozzátartozói számára, az Ön által megkeresett pénzt és bankszámát. És ez csak a kezdőknek szól. Ha ezek az adatok rossz kezekbe kerülnek, a személyazonosság-lopás áldozata lehet.

Íme néhány tipp, amely biztosítja, hogy dokumentumok és adataid megérkezzenek az úticéljukra ép és biztonságos formában.

2018. januárjában frissítette Beverly Bird

01 Létrehozás

Készítsen listát az összes W-2-es , 1099-es és egyéb adózással kapcsolatos dokumentumról. Ez két dolgot valósít meg: Pontosan meg fogod tudni, hogy mit küldtél a könyvelődnek, és ha valami elvész, és nem érkezik meg a másik végére, akkor azonosítani tudja, mi volt. A jövő évi adóbevallás ellenőrző listája is megkezdődik.

02 Biztonsági másolatok készítése

Ha az adózási dokumentumok tényleges papírmásolatát továbbítja, tegye magát előnyben, és először másolja át őket. Így nem leszel kritikus információ nélkül, ha valóban eltévednek. Fénymásolhatja őket, vagy beolvashatja képeket vagy PDF fájlokat, majd mentheti őket a számítógépre és a flash meghajtóra, mint egy hozzáadott óvintézkedésre. Mindazonáltal ezt megteszi, győződjön meg róla, hogy van egy biztonsági másolat, mielőtt elküldené a papírmunkát a könyvelőjéhez.

03 A legjobb lehetőség a kézi szállítás

Ha egy kém meg akarja győződni arról, hogy a dokumentumot a megfelelő személynek a megfelelő időben a filmekbe szállítják, személyes kézbesítést biztosít. Nem veszi meg az esélyét, hogy elfogják.

Ezt a régi iskola taktikáját úgy teheti meg, hogy személyesen adózási dokumentumait a könyvelőjéhez nyújtja, ha csak lehetséges. Legalábbis átadja őket asszisztenseinek, titkárának, recepciósjának vagy más irodai személyzetnek. Ez kiküszöböli azt a kockázatot, hogy elveszik az átvitel során, vagy lehallgatja őket.

04 A dokumentumok elküldése

A postai kézbesítés meglehetősen biztonságos, és valószínűleg a második legjobb megoldás, ha Philadelphiában él, és a könyvelője Pittsburgh-ben van, így a kézbesítés csak nem lehetséges.

A dokumentumok védettek az alkalmi lehallgatásból, mivel borítékban vannak. Valaki más leveleinek megnyitása bűncselekmény, legalábbis az Egyesült Államokban, és bár ez nem fog elrettenteni egy határozott bűnözőt, legalábbis vannak olyan törvények, amelyek a könyveket az elkövetők büntetésére irányítják.

Ez azt jelenti, hogy a dokumentumok néha eltévedhetnek vagy megsérülhetnek az e-mailben, ezért jó ötlet az eredeti példányok helyett az általad készített biztonsági másolatok elküldése. És fontolja meg a kézbesítés valamilyen formájával vagy az aláírás megerősítésével, vagy teljes egészében keresse meg az Egyesült Államok postai szolgáltatásait, és használja inkább a szállítási szolgáltatást, például a Federal Express vagy a UPS.

05 Dokumentumok faxolása

A dokumentumok faxolása a könyvelőjéhez gyors módja annak, hogy szállítsa őket, és viszonylag biztonságos. Mindaddig, amíg a könyvelő telefonvonalát nem használja, jó esély van arra, hogy az átvitel nem kerül elfogadásra az identitás tolvajok között. De feltétlenül győződjön meg róla, hogy a faxszám helyes.

Van néhány hátránya. A faxos dokumentumok néha nehéz elolvasni, és az utolsó, amit egy adószakértő akarja tenni, ott üldögélve találja meg, hogy egy szám hat vagy nyolc vagy több időt vesz igénybe, hogy megtudja. A faxolás a legjobb, ha csak néhány oldalt kell küldenie. Hosszabb dokumentumokra és különösen az oldalak mindkét oldalára vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumok esetében előfordulhat, hogy a faxolás nem a legjobb megoldás.

06 Ha e-mailt kell használnia ...

Az e-mail kényelmes és gyors, de annyi biztonságot nyújt, mint egy képeslap. Hacsak nem tesznek óvintézkedéseket, bármely hálózati szolgáltató láthatja az e-mail tartalmát és megtekintheti a mellékleteket. Függetlenül attól, hogy figyelmet szentelnek, és ténylegesen nyomon követik a tartalmat, mégis ott van a potenciál.

Ellenőrizze, hogy a könyvelője biztonságos fájlcserére szolgáló szoftvert használ, például a LeapFile. Sokan szerint Chip Capelli, a Massachusetts tartományi székhelyű könyvelő, és ez lehet játékváltó.

Legalábbis helyezze az adózási dokumentumokat egy titkosított csomagolásba, például jelszóval védett DOC, PDF vagy ZIP fájlba. "Mindent beolvashat egy PDF-be, majd jelszavas védelemre" - mondja Capelli. Soha ne küldjön olyan információkat, amelyeket titokban szeretne tartani, például a társadalombiztosítási számát, egyszerű szövegként az e-mail üzenetének testében. Mi a teendő, ha véletlenül elküldi az üzenetet rossz címre vagy az e-mail címét beolvassa és a szolgáltató által betakarított adatokat? Elővigyázatossági lépések az adózási dokumentumok biztosításához segítenek megvédeni pénzügyeit.

Ha a rosszabb a legrosszabb

Azonnal érje el az Internal Revenue Service-t, ha úgy találja, hogy a legjobb erőfeszítései ellenére veszélybe került. Tény, hogy kapcsolatba léphet az IRS-vel, ha még csak úgy gondolja, hogy veszélybe kerülhetett volna. Az IRS kivizsgálja. Küldje be a 10439-es nyomtatványt az adócsalás vagy az ilyen jellegű csalás gyanúja bejelentésére. Hozzáférhet az űrlaphoz az IRS honlapján, valamint arról, hogy hova kell elküldeni vagy faxolni.